Politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité a pour but de vous informer sur la nature des renseignements personnels recueillis ainsi que les procédures mises en place pour en assurer la protection. Avant, pendant et après l’exécution du présent contrat de services professionnels, Me Katherine Gauthier, notaire (ci-après : « la notaire ») agira en conformité avec la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Renseignements personnels recueillis
Les renseignements personnels recueillis ne sont que ceux requis pour l’exécution du mandat afin de respecter les obligations professionnelles de la notaire. Aucun renseignement personnel ne sera utilisé pour des fins commerciales ou pour des fins qui ne sont pas en lien avec les services rendus.
Les renseignements personnels recueillis incluent notamment le prénom, le nom, l’adresse civique actuelle, les adresses civiques antérieures, l’adresse courriel, le(s) numéro(s) de téléphone, la date de naissance, la date de décès, le lieu de décès, l’état civil, l’état matrimonial, le sexe, le numéro d’assurance maladie, le numéro de permis de conduire, le numéro d’assurance sociale (pour les dossiers de testaments/mandats), l’occupation, la scolarité, la langue maternelle, le bilan patrimonial et le portrait familial.
En plus des renseignements ci-avant mentionnés, peuvent également être demandés les documents suivants : les pièces d’identité, un certificat de divorce, un certificat de mariage, un certificat ou une copie d’acte de décès, un certificat ou une copie d’acte de naissance, une copie d’un jugement du tribunal, une copie d’un acte notarié reçu par un autre notaire, des relevés bancaires ou de placements, un certificat de localisation, un certificat d’actions et des états financiers.
Mode de recueillement des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont recueillis par la notaire directement auprès de sa clientèle. Les modes de transmission utilisés sont : en personne (de vive voix), par téléphone ou par courriel sécurisé.
Divulgation des renseignements personnels
La notaire étant tenue au secret professionnel, aucun renseignement personnel ne peut être divulgué à moins d’avoir obtenu le consentement des clients par écrit. Ils peuvent néanmoins être divulgués à des personnes ou entités autorisées par la loi ou si la notaire y est contrainte par une ordonnance du tribunal.
Conservation et destruction des renseignements personnels
Seule la notaire a accès aux renseignements personnels des clients. Ceux-ci sont conservés à son domicile professionnel par le biais du service infonuagique du logiciel de gestion d’étude Procardex (Solution INT), lequel est conforme aux exigences de la Chambre des notaires du Québec en matière de sécurité des technologies de l’information et d’externalisation des données.
Afin de se conformer à l’article 20 du Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, la notaire conservera les renseignements personnels recueillis pour une période de dix (10) ans. Après cette période, les renseignements personnels seront supprimés de façon sécuritaire et définitive.
Incident de confidentialité
Malgré toutes les précautions prises et les mesures mises en place, aucune entreprise n’est à l’abri d’un incident de confidentialité. Le cas échéant, la notaire avisera sans délai les personnes concernées ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec. Elle prendra toutes les mesures nécessaires afin de faire cesser immédiatement l’incident et s’assurer qu’il ne se reproduise plus. La notaire tiendra également un registre des incidents de confidentialité.
Accessibilité et rectification des renseignements personnels
La notaire permettra au client de prendre connaissance des renseignements personnels qui le concernent dans tout dossier et, sous réserve de dispositions législatives incompatibles, d’obtenir copie de ces renseignements personnels. Toutefois, la notaire doit refuser l’accès aux renseignements qui y sont contenus lorsque leur divulgation entraînerait vraisemblablement un préjudice grave pour le client ou pour un tiers.
La notaire permettra au client de faire corriger des renseignements personnels qui le concernent, qui sont inclus dans tout dossier et qui sont inexacts, incomplets ou équivoques en regard des fins pour lesquelles ils sont recueillis, sous réserve de dispositions législatives incompatibles. Elle permettra également au client de faire supprimer tout renseignement personnel périmé ou non justifié par l’objet du dossier, ou de formuler par écrit des commentaires et de les verser au dossier.
Si la notaire fait l’objet d’une demande d’accès aux renseignements personnels ou de rectification de ceux-ci par la personne concernée, elle donnera suite à cette demande avec diligence et au plus tard dans les vingt (20) jours de la date de la demande.
L’accès aux renseignements personnels contenus dans un dossier est gratuit. Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de leur transcription, de leur reproduction ou de leur transmission peuvent être exigés du requérant de même que les honoraires pour les copies ou extraits d’actes. Si la notaire entend exiger des frais, elle informera le requérant du montant approximatif exigible avant de procéder à la transcription, à la reproduction ou à la transmission des renseignements.
Si la notaire refuse d’acquiescer à la demande d’accès ou de rectification d’une personne concernée, elle lui notifiera par écrit son refus en le motivant et l’informera de ses recours.
Si la notaire acquiesce à une demande de rectification, elle délivrera sans frais à la personne qui l’a faite une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation du retrait d’un renseignement personnel. Cette personne peut exiger que la notaire transmette copie de ces renseignements personnels ou, selon le cas, de cette attestation à la personne de qui il a obtenu le renseignement personnel ou à toute autre personne à qui le renseignement personnel a été communiqué.
Si la notaire détient un renseignement personnel faisant l’objet d’une demande d’accès ou de rectification et n’acquiesce pas à cette demande, elle le conservera le temps requis pour permettre à la personne concernée d’épuiser les recours prévus par la loi.
Témoins et technologies similaires
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Modification de la politique de confidentialité
La notaire se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment selon les exigences législatives. Toute modification sera publiée sur le site Internet katherinegauthiernotaire.com et entrera en vigueur dès la publication.
Contact
Pour toute interrogation, demande ou plainte concernant cette politique de confidentialité, veuillez contacter directement la personne responsable :
Me Katherine Gauthier, notaire
514-465-1698
La notaire s’engage à répondre à toute demande concernant la présente politique de confidentialité dans les plus brefs délais.
